Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Clare Service Ltd (« Clare Service », « nous ») est une société enregistrée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 17420337, dont le siège social est situé : [À CONFIRMER: adresse du siège social]. Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente politique. Nous sommes enregistrés auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) sous le numéro [À CONFIRMER: numéro d'enregistrement ICO].

Contact pour toute question relative à la vie privée : info@clareservice.co.uk · +44 7466 839034.

Ce que nous faisons

Nous coordonnons des séjours au Royaume-Uni pour des clients venant principalement de pays arabes, du Golfe et d'Afrique : accueil à l'aéroport, transport privé assuré par des partenaires agréés, coordination de rendez-vous médicaux avec interprètes, admission et hébergement d'étudiants, tourisme, visites d'affaires, ainsi que traduction et accompagnement. Nous sommes un service de coordination. Nous ne fournissons ni soins médicaux, ni conseils médicaux, ni conseils en immigration ; les questions de visa sont traitées par des conseillers en immigration agréés de notre réseau de partenaires.

Les informations que nous collectons

• Identité et coordonnées : nom, nationalité, pays de résidence, numéro de téléphone et de WhatsApp, adresse e-mail, langue préférée.
• Détails du voyage : dates de voyage, numéros de vol, nombre de voyageurs, aéroports, besoins d'hébergement, services demandés.
• Informations sur les étudiants : diplômes et pays où ils ont été obtenus, niveau d'anglais, cursus souhaité, niveau et rentrée visés, fourchette de budget et âge au début des études.
• Informations de santé, uniquement lorsque vous nous demandez de coordonner des rendez-vous médicaux : la spécialité médicale recherchée, les informations que vous choisissez de partager sur votre état de santé et les rapports médicaux que vous nous envoyez afin que nous les transmettions à un hôpital ou à une clinique.
• Communications : les messages que vous nous envoyez via notre site, WhatsApp, e-mail, téléphone ou les réseaux sociaux, ainsi que nos réponses.
• Informations contractuelles et de paiement : devis, contrats signés et justificatifs de paiement. Les paiements par carte sont traités par [À CONFIRMER: prestataire de paiement] ; nous ne conservons pas les données complètes de votre carte.
• Informations techniques : votre adresse IP, la date et l'heure de votre consentement, la version de la présente politique que vous avez acceptée et les cookies indiqués ci-dessous.

Les enfants

Nos services destinés aux étudiants de moins de 18 ans sont organisés avec un parent ou un tuteur légal, qui fournit les informations et donne tout consentement au nom de l'enfant. Les règles britanniques exigent un tuteur agréé au Royaume-Uni pour les étudiants de moins de 18 ans ; nous l'organisons par l'intermédiaire de prestataires de tutelle accrédités.

Pourquoi nous utilisons vos informations et notre base juridique

• Pour répondre à votre demande, préparer un devis et fournir les services que vous demandez : nécessaire pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d'un contrat et pour exécuter notre contrat avec vous.
• Pour transmettre vos coordonnées aux partenaires qui assurent votre service : exécution du contrat.
• Pour traiter les informations de santé dans le cadre de la coordination médicale : votre consentement explicite. Vous le donnez séparément sur notre formulaire de demande et pouvez le retirer à tout moment ; nous cesserons alors d'organiser les services médicaux qui en dépendent.
• Pour conserver les registres des contrats, des paiements et des consentements, et respecter nos obligations fiscales et légales : obligation légale.
• Pour assurer la sécurité de notre site et de nos systèmes, prévenir la fraude et le spam et améliorer notre service : nos intérêts légitimes, mis en balance avec vos droits.
• Pour vous envoyer des actualités ou des offres : uniquement avec votre consentement, et vous pouvez vous désabonner à tout moment.

Réponses automatiques

Notre site et nos canaux de messagerie peuvent répondre automatiquement aux questions courantes à l'aide de réponses validées par notre personnel. Si le système ne peut pas répondre, votre question est transmise à un membre de notre équipe. Nous ne prenons à votre égard aucune décision produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires par des moyens automatisés.

Avec qui nous partageons vos informations

Uniquement ce dont chaque partie a besoin pour votre service, et uniquement à cette fin :

• les hôpitaux, cliniques et médecins que vous nous demandez de contacter ;
• les universités, collèges, écoles de langues, programmes préparatoires et centres de formation agréés ;
• les hébergeurs, hôtels et familles d'accueil ;
• les opérateurs de transport agréés et les prestataires d'ambulance enregistrés ;
• les interprètes et accompagnateurs ;
• les prestataires de tutelle accrédités pour les étudiants de moins de 18 ans ;
• les conseillers en immigration agréés ou cabinets d'avocats, lorsque vous demandez de l'aide pour un visa ;
• nos prestataires de services : hébergement du site (Hetzner Online GmbH, Allemagne), hébergement de la messagerie, WhatsApp (Meta), signature électronique ([À CONFIRMER: prestataire de signature électronique]) et traitement des paiements ([À CONFIRMER: prestataire de paiement]) ;
• les autorités, tribunaux ou régulateurs lorsque la loi l'exige.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

Transferts internationaux

Notre site est hébergé en Allemagne, pays que le Royaume-Uni reconnaît comme offrant une protection adéquate. Certains prestataires, comme Meta pour WhatsApp, peuvent traiter des données aux États-Unis dans le cadre du pont de données Royaume-Uni–États-Unis ou d'autres garanties approuvées. Lorsque vous vous trouvez hors du Royaume-Uni, ou que vous nous demandez de travailler avec un partenaire situé hors du Royaume-Uni, nous transférons vos informations vers ce pays afin de fournir le service demandé.

Durée de conservation

• Demandes qui ne donnent pas lieu à un contrat : anonymisées 24 mois après leur clôture.
• Contrats, factures et justificatifs de paiement : 6 ans après la fin de l'exercice comptable, comme l'exige la législation fiscale britannique.
• Informations de santé et rapports médicaux : supprimés ou anonymisés [À CONFIRMER: nombre] mois après la fin du service médical, sauf si vous nous demandez de les conserver plus longtemps.
• Enregistrements de votre consentement : aussi longtemps que nous conservons les informations auxquelles ils se rapportent, puis anonymisés.

Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos informations, de les rectifier, d'en demander la suppression, d'en restreindre l'utilisation ou de vous y opposer, de les recevoir dans un format portable et de retirer votre consentement à tout moment sans que cela affecte les traitements antérieurs. Pour exercer ces droits, écrivez à info@clareservice.co.uk. Nous répondons dans un délai d'un mois. Certains droits sont limités lorsque la loi nous oblige à conserver des registres.

Réclamations

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous utilisons vos informations, veuillez d'abord nous contacter. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'Information Commissioner's Office : ico.org.uk, téléphone 0303 123 1113.

Sécurité

Nous protégeons vos informations par des connexions chiffrées (HTTPS), un accès restreint du personnel, une protection contre les tentatives de connexion répétées et des sauvegardes régulières. Les documents médicaux ne sont partagés qu'avec le partenaire qui en a besoin.

Cookies

Nous n'utilisons que les cookies nécessaires au fonctionnement du site : un cookie de session, un cookie de sécurité (CSRF) et une préférence de langue. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ou d'analyse. Si nous en ajoutons, nous demanderons d'abord votre consentement.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Le numéro de version et la date d'entrée en vigueur figurent en bas de cette page. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous en informons les clients ayant une demande en cours.